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组织活动的10步规划指南,请查收~
- 2021-07-22-

每一个企业都会组织活动,无论活动是大型还是小型,活动策划都是一个需要人费精力的事情,因为需要考虑的因素有很多。于是,薪茹文化小编为大家备好了一份组织活动的10步规划指南,希望能够给为朋友带来帮助!

 

无论是组织一场小型会议还是策划一场大型会议,活动策划都是一项艰巨的任务。无论是简单或复杂的活动都需要详细的计划和组织。从建立准确的预算到推广举办活动,有许多应该尽早开始考虑的因素,你可以采取以下几个步骤来开始策划活动,保持正轨,使活动举办成功。

 

一、选好地点和日期

 

选择活动地点和日期是影活动项目计划的两个主要因素。筛选适合做活动场地的市场通常很拥挤,找到一个有合适时间空缺的活动/会务场地非常重要。在决定地点的时候,应该根据季节因素比如旅行和成本来考虑地点的日期。51会场资深会议顾问表示,通常每年的12月至来年的1月份要找到有展示空间的适合举办线下活动的大场地会比较困难。当相关负责人进行活动场地调查并与不同场所代表交谈时,尽可能多问些关于服务,主题,地点(方便交通),设施,现场等细节问题,确保最终考虑的活动场地是综合比较之后最好的选择。一旦找到了一个完美的适合举办活动的场地,可以试着协商价格。

 

二、 开发活动品牌

 

从活动名称和主题,到活动网站设计和现场外观和感觉——活动品牌为整个活动定下基调。在选择活动品牌时,应该考虑反映公司品牌。当人们想到你举办的活动时,能够保有强烈的关于品牌的印象。当考虑活动品牌时,它通常包括:事件的名称、主题、标志、色彩、排版、现场装饰等等,这些元素结合在一起将共同支持所展示的活动品牌。一个强大的活动品牌提供了一个愿景,有助于引导举办活动的方向。

 

三、 计划议程

 

尽早设置好活动/会议议程。活动是否有主讲人?赞助商位置和宣传是如何安排的?是否要举行跟进研讨会?在回答了这些初步问题之后,就可以开始进一步构建活动的正式议程。确切的活动或会议议程时间并不重要,因为时间往往会随着计划的完善做相应调整。活动的与会者会希望提早知悉活动举办的议程以安排个人日程。尽早确认好框架不仅有益于参会人员,也可以用来吸引赞助商和参展商。

 

四、确认赞助商、参展商和演讲者

 

如果是举办一场大型活动可以考虑容纳一些赞助商、参展商进来以抵消成本,并展示来自行业的多个声音。演讲者、赞助商和参展商是为举办活动和与会者增加价值和抵消成本的常见方法。

 

演讲者:如果活动基于会话,需要为不同会话确定演讲者(通常通过意见征集和个人邀请决定)。一旦确定了演讲者要保持开放的交流并签署演讲者协议,包括演讲内容与期望,内容截止日期,现场可用的技术等必要信息。在活动正式开始前,记得要求演讲者提交最后的演讲材料并进行模拟演示以避免意外。

赞助商:最新数据显示,74%的活动参与者表示他们对活动后要推广的公司、品牌、产品或服务有更积极的看法。策划活动时,列出想要参与活动的赞助商名单。在接触之前进行研究,他们将如何从你的活动中受益?并确保每个潜在的赞助人都能为你的与会者带来价值。此外,在接触到潜在的赞助商之前,花点时间创建赞助内容,如何通过赞助队与会者带来一定利益并为活动带来价值。

参展商:另一种吸引赞助商的常见方式是参展商展位。在活动场地中专门提供空间给一定数量的参展商使用。与参展商合作很重要的一点是让参会者与参展商建立联系。所以在活动当天记得安排预留出专门的展览时间,鼓励与会者四处走动与参展商交流。

 

这篇文小编整理的还是十分详细,不知道各位看完是否对于活动策划已经胸有成竹了呢?如果需要帮助的话,我们薪茹文化活动策划公司乐意为您效劳~